CÁCH ĐẶT TÊN FILE

Khi làm việc với máy tính, có một thao tác nho nhỏ nhưng sức ảnh hưởng lại to to, đó là cách đặt tên file. Hơn mười năm trước tôi từng nói khá lớp lang về chuyện này trên Instagram. Hơn mười năm trước đó nữa, hồi đang làm khóa luận tốt nghiệp tôi cũng đã gạch vài đầu dòng về cùng chủ đề trên Open Diary, bấy giờ máy tính và mạng internet đang thời ăn lông ở lỗ và tiếng Việt hiển thị rất cực nhọc, không ai hiểu chat rồi forum là cái gì, càng đừng nói đến sns.

Bài hôm nay là v2.0.

Đặt tên file, nghe thì đơn giản, nhưng việc thư mục gọn gàng hay bừa bộn, tìm một file chỉ vài giây hay mất cả buổi, đôi khi chỉ khác nhau ở vài kí tự trong tên.

Đặt tên file một cách có hệ thống giúp máy tính sắp xếp chính xác hơn, con người quản lý dễ dàng hơn, đặc biệt là giữ cho quá trình lưu trữ-xử lý-sao lưu luôn thảnh thơi, kịp thời.

Bài hôm nay là v2.0 ở cách diễn đạt và công cụ hỗ trợ thôi, còn về nguyên tắc, cơ bản tôi vẫn trung thành với tư duy tự đúc kết hơn hai chục năm trước, đều bắt nguồn từ cảnh nghèo: máy tính hạn chế số kí tự trong tên file, không thể đặt bằng tiếng Việt, một file tài liệu nặng hơn 1MB là cái gì đó rất phức tạp và nhiều ràng buộc khác do máy tính vận hành còn ậm ạch.

Thế nhưng hôm nay, khi công nghệ đã xóa đói giảm nghèo, 1TB không đủ tạo sóng, tài nguyên số dồi dào, thì nguyên tắc và tư duy đặt tên file con nhà nghèo nề nếp này của tôi vẫn hữu dụng, thậm chí còn phù hợp hơn khi thiết bị của ai cũng chứa muôn vàn tệp tài liệu, hàng kho photo vidéo.

TLDR Nguyên tắc đặt tên file của tôi gồm 4 điểm thôi: liền-hoa-biến-lớn

viết liền
viết hoa chữ cái đầu
bất biến trước vạn biến sau
từ lớn tới nhỏ

Đầu tiên, phải VIẾT LIỀN các kí tự, không đánh dấu tiếng Việt, không chèn dấu cách. Điều này giúp tên file ngắn gọn, không gây lỗi khi di chuyển qua các nền tảng khác nhau, và đặc biệt là hiển thị tinh tươm ở mọi thiết bị.

Khi viết liền, để sự dính cục không làm tên khó đọc, mỗi từ có nghĩa cần VIẾT HOA chữ cái đầu. Từ đó, toàn bộ tên file sẽ có dạng PascalCase, dễ nhìn, rõ nghĩa, lại thân thiện với các thuật toán tìm kiếm.

Tiếp theo là, thứ tự các thành phần trong tên cần theo nguyên tắc BẤT BIẾN TRƯỚC VẠN BIẾN SAU. Máy tính sắp xếp theo thứ tự từ trái sang phải, nên phần thông tin quan trọng nhất và ít thay đổi nhất hãy đặt đầu tiên, kế đó mới đến các yếu tố biến động. Lạc đề một chút, nếu nghĩ kĩ, đây cũng là một nguyên tắc tốt áp dụng cho đời sống, làm gì thì làm nhưng phải có cái gốc đã, có sự ổn định đã, có nền tảng đã, có gen khỏe khoắn sáng láng có tiền nuôi nấng đã rồi hẵng đẻ con, đừng có húng chó mà khổ nó. Chấm dứt lạc đề. BẤT BIẾN TRƯỚC VẠN BIẾN SAU tạo ra sự thống nhất mạnh mẽ và tự động, không cần đến bất kì phần mềm quản lý tài liệu nào.

Cuối cùng là, TỪ LỚN TỚI NHỎ. Tôi rất thích lối tư duy từ lớn tới nhỏ, trong mọi thứ. Ví dụ nôm na, năm nay tôi muốn bán được 12 tỉ đồng nước mắm, nghe hơi khó, vậy nhưng xé nhỏ, mỗi tháng cố bán 1 tỉ đồng nước mắm thôi, nghe hình như vừa sức hơn rồi. Ngày tháng cũng vậy, tôi luôn để YYMMDD, không phải vì sính khối Đông Á đồng văn, mà bởi như thế mắt và óc tiếp thu nhanh hơn.

Trước khi đặt tên cần chú í tới vị trí file, nên gom chúng vào cùng folder theo chủ đề, theo dự án, hoặc theo bất cứ cái gì tùy sở cầu.

Bên trong folder, các file đặt tên theo cấu trúc từ lớn đến nhỏ, từ chung đến riêng.

Khi cần phân loại theo thời gian, nên dùng định dạng YYMMDD vì nó nhất quán, dễ lọc, dễ tìm, và không bao giờ gây nhầm lẫn giữa ngày/tháng như các cách viết truyền thống. Nếu bạn làm việc theo từng giai đoạn hoặc phiên bản, có thể thêm Phase (P), Stage/Step (S), Version (V) và/hay số thứ tự ngay trong tên.

Dù toàn bộ thông tin đã được minh bạch hóa nhờ cấu trúc PascalCase, nhưng có thể tạo điểm nhấn thêm nhờ underscore, hyphen (gạch dưới, gạch giữa) để chia tách các lớp thông tin. Điều quan trọng là hiểu mình đang phân loại cái gì, và duy trì nhất quán quy ước mình áp cho nó.

Lấy ví dụ thư mục chứa truyện dịch gần đây của tôi, Nhị thập bất hiếu của Ihara Saikaku. Trong quá trình xây dựng tài liệu, vì nhiều lý do tôi cứ tạm để tên thế nào xong thôi. Cho nên đến một ngày nó có thể như thế này

Ihara Saikaku - biography.epub
Bản dịch nhị thập bất hiếu.docx
Editing lần 1 nhị thập bất hiếu.txt
20 bat hiếu - lần 2 biên tập.as
Dan trang Nhi thap bat hieu.idml

Nhưng sau khi áp dụng quy tắc 4 điểm
folder trở nên rõ ràng, gọn gàng, có attach mail hay nhúp lên đám mây cũng rất nhanh vì dễ tìm, lại không bao giờ phải đọc toàn bộ tên file, chỉ nhìn liếc qua phần cuối của tên là nắm được mục tiêu, như thế này

IharaSaikaku_20BatHieu_E1
IharaSaikaku_20BatHieu_E2_251123
IharaSaikaku_20BatHieu_Layout
IharaSaikaku_20BatHieu_ReleaseNote
IharaSaikaku_20BatHieu_vie
IharaSaikaku_Bio

Nếu muốn hiển thị theo quy trình làm, có thể đặt:

IharaSaikaku_20BatHieu_S1_vie
IharaSaikaku_20BatHieu_S2_E1
…

Đơn giản hơn nữa, chỉ cần thêm mã thứ tự từ 01 đến xx (theo quy ước với bản thân hoặc thống nhất với hội nhóm để ngầm hiểu) là đủ

IharaSaikaku_04_20BatHieu_E2_251123.docx
IharaSaikaku_05_20BatHieu_Layout.indd
IharaSaikaku_06_20BatHieu_ReleaseNote.md

Dù chọn quy ước nào, cách đặt tên khoa học 4 điểm của tôi không chỉ khiến việc tìm kiếm và sắp xếp dễ hơn, mà còn mang lại cảm giác ngăn nắp và pờ rồ.

Cuối cùng, vì sao bài này lại có v2.0

Vì, nói theo giọng thời thượng, nó hứa hẹn giá trị gia tăng. Nó sẽ giúp bạn cơ động hóa toàn bộ và hàng loạt tên file, để khỏi phải lội vào kho dữ liệu của mình và sửa thủ công từng tên một.

Mấy năm qua tôi có làm vài module nhỏ lẻ để thực hiện từng thao tác bên trên, cho đến hôm qua thì đã đóng gói lại được thành một tool tiện ích nhẹ tênh chạy trên Windows giúp bạn rename cả triệu file trong vài giây và vài cú nhấp chuột, cực kì hữu ích với ai có có một núi ảnh, một núi truyện, nói chung là với tất cả những ai đang cần tổ chức lại kho dữ liệu của mình.

Tool này của tôi ấy à, script cực kì sạch, cấu trúc mạch lạc khoa học xinh đẹp, bản thân tôi còn càng ngắm càng mê cơ mà, tính năng thêm một phân thì béo, bớt một phân thì gầy, số đo chuẩn không chịu được, giao diện thân thiện với đại chúng, lại có instant preview ngắm hàng trước khi bỏ giỏ, cho bạn thấy rõ tương lai tên file rồi mới quyết định có nên bấm rename hay không, cái này đảm bảo phải ăn điểm hơn 95% utility tools trên mấy cái chợ trời số.

Menu hiện có như trong hình (gồm 4 điểm bên trên và tính năng bổ trợ). No python. No installer. Có thể sau này sẽ thêm nếm hoặc tối ưu tùy theo nhu cầu bản thân.

Hiện tại tôi đang Việt hóa nó, làm xong sẽ úp lên đây để ai cần thì tải về dùng.

Ngoài ra tôi còn vài cái tool convert triệu file trong nháy mắt hoặc format văn bản hàng loạt mà không cần mở file, rất phù hợp với ai làm ebook hoặc sơ thảo biên tập. Nhưng mấy cái đó đều đang nhỏ lẻ, chưa đóng gói, với cả tôi muốn đưa vào diện thương mại hóa nên phải tô điểm vẽ vời đã.

Mặt khác còn một số tiện ích biên tập tiếng Việt, vốn dĩ ban đầu phát triển để dùng vào việc đính chính, sửa lỗi đánh máy các tác phẩm của Lê Quý Đôn, Nguyễn Trãi, một số cổ thư Á-Âu và bản thảo của tôi. Gặp món nào tiện thì dùng món ấy, kể cả excel/word VBA. Sau nhiều năm tháng dữ liệu hòm hòm đủ dùng cho nhu cầu thường xuyên của cá nhân, thì cũng là lúc số lượng macro và .py trở nên lúc nhúc quá mức để gọi là tiện ích, nên tôi đang có hướng crawl thêm và build bằng công nghệ lõi nào đấy một cách có í thức hơn.

Một ngày kia cách mạng thành công, có thể đem triển khai ở các nhà xuất bản, thì bạn sẽ không phải gặp sách sai chính tả đánh máy luynh tuynh hay ebook OCR ríp chữ lỗi dấu tung tóe trên thị trường này nữa.

Người bán quà sáng cũng có thể mua về để chạy cho biển hiệu khỏi rơi vào cảnh “Trứng vịt nộn bán sôi”. Người làm tiktok rất nên mua về để chạy cho nhạc nền không dính phát âm lỗi kiểu “Hãy pho nâu tôi”. Nói chung là triển vọng ngời ngời.