Khi làm việc với máy tính, có một thao tác nho nhỏ nhưng sức ảnh hưởng lại to to, đó là cách đặt tên file. Hơn mười năm trước tôi từng nói khá lớp lang về chuyện này trên Instagram. Hơn mười năm trước đó nữa, hồi đang làm khóa luận tốt nghiệp tôi cũng đã gạch vài đầu dòng về cùng chủ đề trên Open Diary, bấy giờ máy tính và mạng internet đang thời ăn lông ở lỗ và tiếng Việt hiển thị rất cực nhọc, không ai hiểu chat rồi forum là cái gì, càng đừng nói đến sns.
Bài hôm nay là v2.0.
Đặt tên file, nghe thì đơn giản, nhưng việc thư mục gọn gàng hay bừa bộn, tìm một file chỉ vài giây hay mất cả buổi, đôi khi chỉ khác nhau ở vài kí tự trong tên.
Đặt tên file một cách có hệ thống giúp máy tính sắp xếp chính xác hơn, con người quản lý dễ dàng hơn, đặc biệt là giữ cho quá trình lưu trữ-xử lý-sao lưu luôn thảnh thơi, kịp thời.
Bài hôm nay là v2.0 ở cách diễn đạt và công cụ hỗ trợ thôi, còn về nguyên tắc, cơ bản tôi vẫn trung thành với tư duy tự đúc kết hơn hai chục năm trước, đều bắt nguồn từ cảnh nghèo: máy tính hạn chế số kí tự trong tên file, không thể đặt bằng tiếng Việt, một file tài liệu nặng hơn 1MB là cái gì đó rất phức tạp và nhiều ràng buộc khác do máy tính vận hành còn ậm ạch.
Thế nhưng hôm nay, khi công nghệ đã xóa đói giảm nghèo, 1TB không đủ tạo sóng, tài nguyên số dồi dào, thì nguyên tắc và tư duy đặt tên file con nhà nghèo nề nếp này của tôi vẫn hữu dụng, thậm chí còn phù hợp hơn khi thiết bị của ai cũng chứa muôn vàn tệp tài liệu, hàng kho photo vidéo.
TLDR Nguyên tắc đặt tên file của tôi gồm 4 điểm thôi: hoa-liền-biến-lớn
viết liền
viết hoa chữ cái đầu
bất biến trước vạn biến sau
từ lớn tới nhỏ
Đầu tiên, phải VIẾT LIỀN các kí tự, không đánh dấu tiếng Việt, không chèn dấu cách. Điều này giúp tên file ngắn gọn, không gây lỗi khi di chuyển qua các nền tảng khác nhau, và đặc biệt là hiển thị tinh tươm ở mọi thiết bị.
Khi viết liền, để sự dính cục không làm tên khó đọc, mỗi từ có nghĩa cần VIẾT HOA chữ cái đầu. Từ đó, toàn bộ tên file sẽ có dạng PascalCase, dễ nhìn, rõ nghĩa, lại thân thiện với các thuật toán tìm kiếm.
Tiếp theo là, thứ tự các thành phần trong tên cần theo nguyên tắc BẤT BIẾN TRƯỚC VẠN BIẾN SAU. Máy tính sắp xếp theo thứ tự từ trái sang phải, nên phần thông tin quan trọng nhất và ít thay đổi nhất hãy đặt đầu tiên, kế đó mới đến các yếu tố biến động. Lạc đề một chút, nếu nghĩ kĩ, đây cũng là một nguyên tắc tốt áp dụng cho đời sống, làm gì thì làm nhưng phải có cái gốc đã, có sự ổn định đã, có nền tảng đã, có gen khỏe khoắn sáng láng có tiền nuôi nấng đã rồi hẵng đẻ con, đừng có húng chó mà khổ nó. Chấm dứt lạc đề. BẤT BIẾN TRƯỚC VẠN BIẾN SAU tạo ra sự thống nhất mạnh mẽ và tự động, không cần đến bất kì phần mềm quản lý tài liệu nào.
Cuối cùng là, TỪ LỚN TỚI NHỎ. Tôi rất thích lối tư duy từ lớn tới nhỏ, trong mọi thứ. Ví dụ nôm na, năm nay tôi muốn bán được 12 tỉ đồng nước mắm, nghe hơi khó, vậy nhưng xé nhỏ, mỗi tháng cố bán 1 tỉ đồng nước mắm thôi, nghe hình như vừa sức hơn rồi. Ngày tháng cũng vậy, tôi luôn để YYMMDD, không phải vì sính khối Đông Á đồng văn, mà bởi như thế mắt và óc tiếp thu nhanh hơn.
Trước khi đặt tên cần chú í tới vị trí file, nên gom chúng vào cùng folder theo chủ đề, theo dự án, hoặc theo bất cứ cái gì tùy sở cầu.
Bên trong folder, các file đặt tên theo cấu trúc từ lớn đến nhỏ, từ chung đến riêng.
Khi cần phân loại theo thời gian, nên dùng định dạng YYMMDD vì nó nhất quán, dễ lọc, dễ tìm, và không bao giờ gây nhầm lẫn giữa ngày/tháng như các cách viết truyền thống. Nếu bạn làm việc theo từng giai đoạn hoặc phiên bản, có thể thêm Phase (P), Stage/Step (S), Version (V) và/hay số thứ tự ngay trong tên.
Dù toàn bộ thông tin đã được minh bạch hóa nhờ cấu trúc PascalCase, nhưng có thể tạo điểm nhấn thêm nhờ underscore, hyphen (gạch dưới, gạch giữa) để chia tách các lớp thông tin. Điều quan trọng là hiểu mình đang phân loại cái gì, và duy trì nhất quán quy ước mình áp cho nó.
Lấy ví dụ thư mục chứa truyện dịch gần đây của tôi, Nhị thập bất hiếu của Ihara Saikaku. Trong quá trình xây dựng tài liệu, vì nhiều lý do tôi cứ tạm để tên thế nào xong thôi. Cho nên đến một ngày nó có thể như thế này
Ihara Saikaku - biography.epub
Bản dịch nhị thập bất hiếu.docx
Editing lần 1 nhị thập bất hiếu.txt
20 bat hiếu - lần 2 biên tập.as
Dan trang Nhi thap bat hieu.idml
Nhưng sau khi áp dụng quy tắc 4 điểm
folder trở nên rõ ràng, gọn gàng, có attach mail hay nhúp lên đám mây cũng rất nhanh vì dễ tìm, lại không bao giờ phải đọc toàn bộ tên file, chỉ nhìn liếc qua phần cuối của tên là nắm được mục tiêu, như thế này
IharaSaikaku_20BatHieu_E1
IharaSaikaku_20BatHieu_E2_251123
IharaSaikaku_20BatHieu_Layout
IharaSaikaku_20BatHieu_ReleaseNote
IharaSaikaku_20BatHieu_vie
IharaSaikaku_Bio
Nếu muốn hiển thị theo quy trình làm, có thể đặt:
IharaSaikaku_20BatHieu_S1_vie
IharaSaikaku_20BatHieu_S2_E1
…
Đơn giản hơn nữa, chỉ cần thêm mã thứ tự từ 01 đến xx (theo quy ước với bản thân hoặc thống nhất với hội nhóm để ngầm hiểu) là đủ
IharaSaikaku_04_20BatHieu_E2_251123.docx
IharaSaikaku_05_20BatHieu_Layout.indd
IharaSaikaku_06_20BatHieu_ReleaseNote.md
Dù chọn quy ước nào, cách đặt tên khoa học 4 điểm của tôi không chỉ khiến việc tìm kiếm và sắp xếp dễ hơn, mà còn mang lại cảm giác ngăn nắp và pờ rồ.