Một sáng mùa thu, khi nắng lấp lánh đánh thức thành phố, người Hà Nội thấy lòng phơi phới như khoác lên mình áo mới, bình yên ngập tràn hơi thở, chuông nhà thờ như nhắc nhở luôn phải tĩnh tâm.
Ai ngờ bỗng chốc hụt chân, một email tiêu diệt bâng khuâng ập đến.
Dear chị
Em…
(chín trăm chín chín dòng nữa)Thank you chị.
Nhưng mỗi người Hà Nội đều biết cách xử lý thất vọng, vượt lên mọi thăng trầm đời sống như mùa thu không ngừng rơi lá để biến thành mùa đông. Tinh thần trở nên kiên trung, họ quyết định giúp tác giả email này một trút.
1. Mở đầu
Với một lá thư có liều lượng tiếng Việt áp đảo, đừng mở đầu bằng “Dear…”
“Gửi chị” thuận tai hơn rất nhiều. Cách đây chục năm, Dear cứ đập vào mắt là tôi vô thức nghĩ, ui giỏi quá viết tiếng Anh cả thư giùm đi, giờ chỉ cố tự lừa mị là mình chưa hề nhìn thấy.
2. Trình bày
Với một thư dài, nếu coi trọng hoặc tốt tính người ta vẫn đọc hết thôi, nhưng gặp lúc trái gió trở trời hay đang vội, rất có thể người ta sẽ bỏ sót tâm huyết sâu lắng bạn gửi gắm trong thư. Tốt nhất là nêu điểm chính ngay từ đầu. Ví dụ
Tiêu đề: Thẩm định bản thảo
Gửi chị
Thư này của em gồm các nội dungKết luận: Chưa đủ tiêu chuẩn xuất bản
1. Lý do
2. Đề xuất sửa chữa (nếu có)Diễn giải cụ thể
1. Lý do
…
Kết quả công việc đẩy lên đầu tiên. Sau đó muốn xem phần nào người ta dò tới phần đó ngay, rất tiện lợi.
3. Hỗ trợ thư tín cho cấp trên
Trong mọi trường hợp, thư cho cấp trên nên mạch lạc-ngắn gọn-đầy đủ thông tin, mục đích là giúp tiết kiệm thời gian công sức cho họ hết mức có thể, bởi vì họ bận hơn bạn rất nhiều, và họ không sát sao chi tiết bằng bạn.
Ví dụ, sếp mail cộc lốc: Khách ABC hỏi vụ XYZ… tại sao thế?
Bạn đừng mất công chạy lên tận nơi phẫn nộ bảo sao nó ngu thế, phân bua các kiểu rồi hầm hầm trở về. Cũng đừng hậm hực viết một cái thư loằng ngoằng giải thích cho sếp rồi dằn dỗi để kệ đấy.
Người chuyên nghiệp trưởng thành sẽ không chửi ai ngu (dù đấy có là sự thật), cũng không vội vàng lo bao biện cho mình, ưu tiên số một là giải quyết vấn đề. Cho nên, cần nhanh chóng hết mức có thể soạn một cái thư bình tĩnh cho sếp với nội dung
Gửi anh chị ABC
Về vụ XYZ thì….
Soát kĩ trước khi gửi. Như vậy cấp trên chỉ việc chuyển phát đi là xong, thông qua đấy họ cũng nắm được tình hình và kịp thời can thiệp giúp nếu cần.
Thư tín là một phương thức giao tiếp và vun đắp quan hệ thiết iếu, không nên hời hợt, không nên tùy tiện.