No public Twitter messages.
Posted by Alex on Jan - 27 - 2017

CÁCH ĐẶT TÊN FILE

Hồi xưa thông báo tuyển dụng hay có yêu cầu: thành thạo vi tính văn phòng. Giờ trẻ con ba tuổi đã tablet phablet nhoay nhoáy nên chắc yêu cầu này không tồn tại nữa nhỉ.
Nhưng có một số kỹ năng văn phòng nhỏ mà có võ mà dù nhoay nhoáy hay học lấy chứng chỉ người ta cũng không dạy cho bạn. Ví như, đặt tên file.

Kiểu đặt tên file phổ biến nhất hiện nay là thể hiện đúng nội dung của tài liệu. Ví dụ Hàng tạm nhập tái xuất tháng 10, Danh mục hàng chưa có C/O, Báo cáo thanh khoản quý III năm 2005… Những cái tên này không có vấn đề gì với đa phần mọi người, nhìn qua cũng rành mạch rõ ràng. Nhưng nhìn kỹ hơn sẽ thấy nó rất không thuận tiện cho quản lý và tra cứu, lại lắm lời và không có công thức chung nên người ta thường đặt rất lung tung. Lấy ví dụ trong một folder:
•Bản dịch Hồ của Kawabata Yasunari
•Bản tiếng Việt Hồ của Yoshimoto Banana
•Tiểu sử Kawabata Yasunari
•Đăng ký xuất bản Lưỡi
•Love Letter dịch xong
•Bản sửa lần 1 Love Letter
•Bản biên tập lần 2 Love Letter
•Ghi chú của dịch giả về giáo phái Aum trong Hồ của Banana…
Trong trường hợp này ta sẽ phải chạy tới chạy lui để tìm các file có liên quan đến một đối tượng, mà thông tin nắm bắt được lại hạn chế hơn mức tên file có thể cung cấp.

Tôi có một gợi í về đặt tên file cho bạn. Nguyên tắc là từ lớn đến nhỏ, từ cái cố định nhất đến cái biến động nhất, sử dụng từ then chốt, viết sát vào nhau và đừng dùng dấu để có thể hiển thị tốt ở mọi nơi và tận dụng tốt thuật toán đọc của máy tính. Thử xếp lại đống trên kia:
•Kr_JoKyungRan_Tongue_PublishingLicenceRegis
•Jp_KawabataYasunari_bio
•Jp_KawabataYasunari-Lake_vn
•Jp_IwaiShunji-LoveLetter_vn
•Jp_IwaiShunji-LoveLetter_vn_Edit1
•Jp_IwaiShunji-LoveLetter_vn_Edit2
•Jp_YoshimotoBanana-Lake_TN-Aum

Như vậy những thứ thuộc cùng một đối tượng sẽ tự động xếp hàng. Mình muốn nhóm đi folder khác hay attach thư cũng dễ dàng.

Nếu cần thêm ngày tháng vào tên file thì gợi í mọi người nên sắp từ lớn đến nhỏ (năm-tháng-ngày), thuận tiện vô cùng đấy, vì ngày là cái biến động nhiều nhất. Tôi khá là thích lối tư duy từ lớn đến nhỏ.




Categories: MẠN